Richtlijnen voor het organiseren van een stijlvol gala

De organisatie van een gala vraagt de juiste kennis, ervaring en aandacht op het gebied van event management. Dit type evenement heeft finesse nodig om een onvergetelijke avond te worden. Zeker met het oogpunt op de feestdagen rijst de vraag: waar moet ik rekening mee houden bij de organisatie van een gala?
Enkele richtlijnen van de event planners van Duynisveld Events & Communicatie.

Concept
Een gala bestaat uit een vaste invulling: een diner of diner dansant. Dit houdt niet in dat er geen verrassend concept gecreëerd kan worden. Een gelegenheid, bedrijfshuisstijl of de doelgroep kan als haakje dienen om een concept tot in detail uit te werken: van kleurgebruik en menu-invulling tot entertainment en uitnodigingsproces.

Locatie
Voor uw gala is een geschikte evenementenlocatie van belang. Alles draait om sfeer en beleving, maar nog belangrijker is de capaciteit. Met een groter aantal gasten moet u er rekening mee houden dat u bij een beperkte selectie locaties terechtkunt. Daarom helpen wij u graag bij de selectie van uw evenementenlocatie. Een kille hal of saaie loods toveren wij bovendien graag om tot onherkenbare sfeervolle ruimte.

Indeling
De indeling van de ruimte is zoals bij ieder evenement bepalend, zo ook bij een gala. Bij een gala diner worden doorgaans ronde tafels gebruikt van 8 tot 10 personen. Verder dient u rekening te houden met een podium en eventuele dansvloer. De locatie(capaciteit) en indeling zijn dus elkaars verlengstuk. Ook dient er rekening te worden gehouden met het entertainment van het gala. Is een act in de lucht mogelijk? Kunnen de tafels goed uitgelicht worden? Horen alle gasten achterin de zaal de livemuziek ook?

Catering
Geen verrassing is dat de catering tijdens een gala met zorg samengesteld dient worden door een geschikte partij. Alleen kwaliteit telt. Alles dient vers en op locatie bereid te worden door professionele chefs. Passende wijnen brengen de avond naar een culinair hoogtepunt.

Entertainment
Het concept van het gala voert u door tot in de puntjes, ook het entertainment. De doelgroep van het gala is het uitgangspunt. Maar wie wil er nu niet verrast worden? Een spetterend orkest, een saxofonist die door de zaal vliegt of een opera-act: bij een gala-avond mag het entertainment indrukwekkend, chique, stijlvol (en best een beetje ‘over the top’) zijn.

Communicatie
De communicatie rondom het gala maakt nieuwsgierig en zet aan tot een grotere opkomst. Het concept wordt doorgevoerd in het opkomst verhogende uitnodigingsproces, maar ook op de kaartjes met de tafelindeling en de menukaart. Ook kunnen de gasten bij aanvang door een professionele fotograaf gefotografeerd worden. Bij afloop krijgt iedereen de foto, geheel in stijl, mee als herinnering.

Details en kwaliteit maken het verschil
Of we het nu hebben over goede parkeergelegenheid of valet parking, vakbekwaam personeel, sfeervolle decoratie of charismatische gastvrouwen: details en kwaliteit maken het verschil en zorgen ervoor dat uw gasten zich in de watten gelegd voelen gedurende het gala. Een fijn staaltje event management is dan ook een vereiste voor een succesvol (thema)feest.

Inspiratie nodig?
Kijk eens bij onze impressies of neem contact met ons op voor een vrijblijvend oriëntatiegesprek.

© Duynisveld Events & Communicatie 2018 | Algemene Voorwaarden| Privacy statement| Disclaimer