Hoe ga je als evenementenbureau om met de nieuwe AVG?

Sinds 25 mei 2018 moeten alle bedrijven zich aan de nieuwe Algemene Verordering Gegevensbescherming (AVG) houden. Als organisator van een evenement heb je vaak te maken met persoonsgegevens. Maar hoe ga je om met de nieuwe AVG-wet voor, tijdens en na het organiseren van een evenement? In deze blog vertellen we waar u op moet letten omtrent de privacywet.

Voor het evenement
Wilt u gebruik maken van online deelnemersregistratie? Dan is de kans groot dat u dit uitbesteedt aan een extern bedrijf. Wanneer u dat doet, is het belangrijk om een verwerkingsovereenkomst met dit bedrijf af te sluiten. Daarin bespreekt u dat het bedrijf de persoonsgegevens niet voor zichzelf mag gebruiken en ervoor moet zorgen dat deze goed beveiligd worden. Dit geldt uiteraard ook voor andere externe partijen waar u mee samenwerkt.

Heeft u in het verleden wel eens gebruik gemaakt van een gratis deelnemersregistratie platform? Wegens de AVG-wet is dit helaas niet meer aan te raden. Deze gratis platforms bieden namelijk bijna nooit de garantie dat persoonlijke data eigendom blijft van organisatoren. Daarnaast hebben mensen niet de mogelijkheid hun persoonlijke gegevens in te zien, te wijzigen of te verwijderen. Om aan de nieuwe privacywet te voldoen moeten die mogelijkheden wel aanwezig zijn, kies daarom voor een software met een ISO-certificaat voor informatiebeveiliging.

Tijdens het evenement
Tijdens een evenement is de AVG het laatste waar je aan wilt denken. Toch liggen hier ook een aantal risico’s op de loer met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens. Denk hierbij aan draaiboeken, wifi en fotografie.

Draaiboeken
Tegenwoordig kunt u uw draaiboek niet meer zomaar ergens laten liggen. Dat komt omdat hier veel persoonsgegevens in worden opgenomen. Laat u uw draaiboek toch nog overal liggen? Dan is uw draaiboek een potentieel datalek. Het is daarom erg belangrijk om deze voortaan goed bij u te dragen.

Wifi
Bij het organiseren van een evenement op een externe locatie, wilt u misschien ook gebruik maken van het Wifi-netwerk. Omdat u niet weet hoe goed deze beveiligd is, kunt u beter een hotspot netwerk van uw telefoon gebruiken.

Fotografie
Met de nieuwe AVG regelgeving mogen er nog steeds foto’s op evenementen worden gemaakt. Ook mag u de foto’s achteraf nog gebruiken in een verslag over het evenement. Waar de AVG-wet wel bij komt kijken, is als u van plan bent de foto's te gebruiken ter promotie van een aankomend evenement. Dit is met ingang van 25 mei 2018 niet meer toegestaan. Daar moet u de deelnemers expliciet toestemming voor vragen.

Na het evenement
Na afloop van een evenement stuurt u de bezoekers misschien een nieuwsbrief. Dat mag vanaf nu niet meer zomaar. Mensen moeten expliciet aangeven dat ze een nieuwsbrief willen ontvangen en zij moeten de mogelijkheid hebben om zichzelf uit te kunnen schrijven bij het sturen van iedere nieuwsbrief. Hier kunt u tijdens het registratieproces op letten door een afmeldoptie in de nieuwsbrief te plaatsen.

© Duynisveld Events & Communicatie 2018 | Algemene Voorwaarden| Privacy statement| Disclaimer