7 richtlijnen voor het organiseren van een stijvolle gala-avond

De organisatie van een bedrijfsevenement vraagt de juiste kennis, ervaring en aandacht. Zeker het organiseren van een stijlvolle gala-avond is een vak apart. Dit type evenement heeft finesse nodig om een onvergetelijke avond te worden. Waar moet men rekening mee houden bij de organisatie van een gala-avond? Wij geven enkele richtlijnen.

Concept
Een gala bestaat meestal uit een vaste invulling: een diner of diner dansant. Dit houdt niet in dat er geen verrassend concept gecreëerd kan worden. Een gelegenheid, bedrijfshuisstijl, nieuw product of de doelgroep kan als haakje dienen om een concept van het gala tot in detail uit te werken: van kleurgebruik en menu-invulling tot entertainment en uitnodigingsproces. Het is gebleken dat evenementen die een duidelijk concept uitstralen beter blijven hangen bij de bezoekers, zo ook bij een gala. Een event moet steeds meer een beleving worden, waarbij de bezoeker de rol van de hoofdpersoon op zich mag nemen.

Locatie van het gala
Een geschikte locatie is van belang. Alles draait om sfeer en beleving, maar nog belangrijker is de capaciteit van de evenementenlocatie. Met een groter aantal gasten moet u er rekening mee houden dat u bij een beperkte selectie locaties terechtkunt. Een te grote zaal voor het aantal gasten dat is gekomen is een moodkiller voor elk event. Eventplanners kunnen goed inschatten of een ruimte te klein of juist te groot is voor het beoogde aantal gasten. Daarom helpen wij graag bij de selectie van de locatie van uw gala. Een kille hal of saaie loods toveren wij bovendien graag om tot onherkenbare sfeervolle evenementenlocatie. Niets is leuker dan bijvoorbeeld een eigen bedrijfshal gebruiken als evenementenlocatie waarvan de personeelsleden hem niet terug herkennen tijdens de feestavond of het gala. Bovendien werkt het kostenbesparend om uw gala in uw eigen bedrijfshal te organiseren, mocht deze geschikt zijn.

Indeling 
De indeling van de ruimte is zoals bij ieder evenement bepalend. Deze moet voor alle aanwezige partijen kloppen. De gasten moet zich makkelijk een weg kunnen banen in de feestzaal. Daarnaast is het, zeker bij een gala, belangrijk dat het bedienend personeel haar routes goed kan uitlopen. Bij een gala worden doorgaans ronde tafel gebruikt voor 8 tot 10 personen. Deze moeten zo worden geplaatst dat er voldoende ruimte is voor een dansvloer bij het podium. Het entertainmentprogramma is vaak bepalend als het gaat om de aanwezige techniek. Daarnaast is het goed om te kijken welke mogelijkheden de locatie van het gala heeft op dit gebied. Is een act in de lucht mogelijk? Kunnen de tafels goed worden uitgelicht van bovenaf? Horen alle gasten achter in de zaal de livemuziek ook? 

Catering
Het is geen verrassing dat de catering tijdens een gala met zorg samengesteld dient te worden. Het komt voor dat de evenementenlocatie dit zelf op zich wil nemen. In andere gevallen dient er zelf een geschikte partner gekozen te worden. Alleen kwaliteit telt. Alles dient vers en op locatie te worden bereid door professionele chefs. Passende wijnen brengen de avond naar een culinair hoogtepunt. Waar mogelijk is het ook interessant om het concept door te voeren in de catering van het gala. Bijvoorbeeld tijdens een event voor bouwbedrijven hapjes uit laten serveren op spijkerprikkers.   

Entertainment
Het concept van het gala voert u door tot in de puntjes, ook in de keuze van het entertainment. Hierbij is de doelgroep het uitgangspunt. Niets is pijnlijker dan een line-up die niet aanslaat bij de aanwezige gasten. Een spetterend orkest, een saxofonist die door de zaal vliegt of een opera-act: bij een gala mag het entertainment indrukwekkend, chique en stijlvol (en best een beetje 'over the top') zijn. 

Communicatie
Al bij het uitnodigingsproces rondom het gala is het belangrijk om de genodigden te triggeren en warm te maken voor de feestavond. De communicatie maakt nieuwsgierig en zet aan tot een grotere opkomst. Het concept vormt de basis voor het uitnodigingsproces, maar ook voor de kaartjes met de tafelindeling en de menukaarten. Daarnaast is het altijd goed om de avond vast te leggen op foto en/of video. Een professionele fotograaf kan de gasten fotograferen, waarbij zij deze foto direct mee krijgen en als herinnering kunnen bewaren. 

Details en kwaliteit maken het verschil
Of we het nu hebben over goede parkeergelegenheid, vakbekwaam personeel, sfeervolle decoraties of charismatische gastvrouwen: details en kwaliteit maken het verschil en zorgen ervoor dat uw gasten zich in de watten gelegd voelen gedurende het gala. Van het eerste contact tot het moment dat de gasten weer thuis zijn van een geweldige avond, dienen zij meegenomen te worden in een beleving waar zij nog lang over na zullen praten.

© Duynisveld Events & Communicatie 2018 | Algemene Voorwaarden| Privacy statement| Disclaimer