Gedurende de komende periode geven wij u diverse richtlijnen voor Evenementenplanning in een zesdelig blog. Laten we starten met waar te beginnen bij het (laten) organiseren van een evenement.

1. Bepaal de doelgroep en zoek uit waar deze mensen zich bevinden.
De eerste stap is het bepalen van uw doelgroep en welke mensen er daadwerkelijk in deze doelgroep zitten. Wanneer u dit heeft uitgezocht, vallen zaken als inhoud, prijzen, locatie en thema vanzelf op zijn plek. Een gestructureerde manier van aanpakken is dus noodzakelijk en zal u helpen gefocust te blijven bij het behalen van speficieke doelen. Tevens voorkomt u dat de reikwijdte van uw doelgroep te breed wordt. Het team van Duynisveld Events & Communicatie helpt u graag bij het bepalen van uw doelgroep en het daarop aanpassen van het thema, de inhoud en de vorm van het evenement. 

2. Heb een duidelijk (zakelijk) doel voor ogen. 
Het organiseren van een evenement begint bij het vaststellen van doelstellingen. Vraag uzelf af wat de exacte reden is voor het organiseren van het evenement. Als u een duidelijk (zakelijk) doel voor ogen heeft, dan zal elke beslissing dat doel moeten ondersteunen. Een aantal voorbeelden van zakelijke doelen:

• Lead-generatie
• Het creëren van naamsbekendheid van uw bedrijf
• Het creëren van naamsbekendheid voor een bepaald product
• Het ontwikkelen van klantloyaliteit
• Geld verdienen 
  Vergeet uw medewerkers/team niet op de hoogte te stellen van uw doelstellingen, zodat ook zij deze uit kunnen dragen.

3. Houd rekening met andere evenementen bij het kiezen van de datum voor uw evenement.
Zorg dat u uw evenement niet plant in of rondom feestdagen en vakanties. Dit kan de bezoekersaantallen namelijk belemmeren. Houdt ook de data in de gaten van andere evenementen waar uw doelgroep mogelijk interesse in zou kunnen hebben.
Overleg in alle gevallen met uw eventplanner welke datum het meest geschikt is voor uw specifieke evenement.

4. Ga flexibel om met veranderingen in omvang, locatie en andere details. 
Het komt altijd voor dat zaken veranderen gedurende het organisatieproces. Zo kan de locatie op een moment niet meer toereikend zijn voor het aantal verkochte kaartjes, of juist te groot omdat de kaartverkoop tegenvalt. Flexibiliteit is dus een vereiste omdat u ten alle tijden in staat moet zijn om met onverwachte veranderingen om te gaan.

5. Ken uw grenzen en wees realistisch
Iedereen wil altijd een geweldig evenement organiseren waar men nog lang over na praat. Met dit doel in het achterhoofd, is het noodzakelijk om realistisch te blijven. Een groot evenement voor een paar honderd man organiseren lukt niet binnen één week tijd. Bij het organiseren van evenementen komt altijd meer kijken dan dat u van te voren verwacht had. Het ervaren team van Duynisveld Events & Communicatie staat voor u klaar om uw taken uit handen te nemen.
De grootste misstap die u kan maken is te laat beginnen met de organisatie.