Richtlijnen voor Evenementenplanning 4.0 - Wie gaat u helpen?

Lees in deze blogpost waarom een ondersteunend team van belang is bij het organiseren van een evenement.

 16. Delegeer verantwoordelijkheden
Hoe groot uw bedrijf ook is, probeer altijd de verantwoordelijkheden te verdelen. Eén persoon die elk detail beheert, werkt vaak niet goed. Geef mensen de verantwoordelijkheid over hetgeen zij zich het meest in interesseren, wanneer mogelijk. Laat bijvoorbeeld de 'foodie' in uw bedrijf eventueel de catering regelen. Hoe leuker iemand de verantwoordelijkheid vindt, hoe succesvoller het resultaat zal zijn. Naast delegeren van uw eigen personeel is het sterk aan te raden om eventplanners in te schakelen. Zij ontzorgen u optimaal waardoor u gast kunt zijn op uw eigen evenement.

17. Check, check, dubbel check
Check regelmatig de stand van zaken. Niemand wil micromanagement hanteren, zorg daarom dat iedereen op schema ligt met betrekking tot de taken van het evenement. Zo lang teamleden weten dat er regelmatig om updates wordt gevraagd, zullen zij niet gefrustreerd raken of in de knoei komen met de planning. 

18. Sponsoren zijn uw koningschap, zorg dat zij zoch ook zo voelen
Behandel uw sponsoren als koningen. Zij financieren het evenement en maken het mogelijk dat u dit kunt organiseren. Wees duidelijk wat zij uit dit sponsorschap halen. 

19. Onderwaardeer altijd de opkomst voor sponsoren
Als u 100 deelnemers denkt te verwachten, communiceer dan altijd een lager aantal naar uw potentiele sponsoren. Het is beter om uw sponsoren een positieve verrassing te leveren dan dat zij een teleurstelling te wachten staat.

20. Wees voorbereid op feedback, positief of opbouwend
Vraag om kritiek. Elk evenement kent verbeterpunt. Het is daarom ook goed om te meten wat de bezoeker van het evenement vond. Social Media zijn tevens een goed middel om de mening van de bezoekers te achterhalen.

21. Schakel de hulp van een evenementenbureau in
Het organiseren van een evenement is niet voor iedereen weggelegd. Bovendien gaat er ook de benodigde tijd in zitten, als u het op de goede manier wilt doen. Eventplanners ontzorgen u maximaal en kunnen de organisatie van uw evenement van A tot Z op zich nemen. Het bepalen van uw doelstellingen is één ding, maar deze vertalen binnen alle aspecten die bij uw evenement komen kijken is toch wel een vak apart. Het is dan ook ten zeerste aan te raden om de hulp van ervaren eventplanners in te schakelen. Wees gast op uw eigen evenement!

© Duynisveld Events & Communicatie 2018 | Algemene Voorwaarden| Privacy statement| Disclaimer